Wie Sie richtig mahnen - Tipps für wirkungsvolle Mahnungen

Mahnung an Schuldner anpassen

Langjährige oder bekannte Geschäftspartner und Kunden sollten Sie mit einem individuellen Mahnschreiben mit persönlicher Unterschrift an die Zahlung erinnern. Erst wenn dies keinen Erfolg bringt, sollten Sie die zwangsweise Durchsetzung des Anspruchs mittels eines Rechtsanwalts oder Inkassobüros ankündigen.

Bei einmaligen Kunden bzw. Schuldnern, von denen keine weiteren Umsätze zu erwarten sind, können Sie ein schematisiertes Mahnschreiben verwenden. Wenn dann keine Reaktion vom Schuldner erfolgt, können Sie die Forderung gleich an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen zur Eintreibung abgeben.

Mahnungen nicht durchnummerieren

Sofern Sie Ihre Mahnung als "1. Mahnung" bezeichnen, erwartet der Schuldner oftmals, dass auch noch eine zweite Mahnung und eine dritte Mahnung erfolgt. Ein erfahrener Schuldner, der knapp bei Kasse ist, lässt sich dann mit der Zahlung Zeit und verzögert diese solange wie möglich.

Ankündigungen wahr machen und dranbleiben

Wenn Sie Ihrem Schuldner damit gedroht haben, die Sache an einen Rechtsanwalt abzugeben oder das gerichtliche Mahnbescheidsverfahren einzuleiten, sofern er die nächste Zahlungsfrist verstreichen lässt, so sollten Sie dies umgehend nach Fristablauf auch tun. Nach leeren Drohungen glaubt der Schuldner sonst in späteren Fällen, dass Sie auch in Zukunft Ihre Ankündigungen nicht wahr machen werden.

Zahlungsvorgang für Schuldner erleichtern

Legen Sie der Mahnung ein ausgefülltes Überweisungsformular bei. Manche Schuldner, die noch kein Online-Banking nutzen, sind nur zu bequem, ein Überweisungsformular auszufüllen, weshalb sich die Zahlung verzögert.

Sofern Sie Mahnkosten und Zinsen hinzugesetzt haben, sollten Sie den Gesamtbetrag in den Überweisungsschein eintragen. Der Schuldner weist sonst meistens nur den ursprünglichen Rechnungsbetrag ohne Mahnkosten und Verzugszinsen an. Außerdem erkennt der Schuldner, dass Sie es ernst meinen.

Auf die Verjährung achten

Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Forderung nicht verjährt. Eine Mahnung verhindert die Verjährung nicht. Um die Verjährung zu vermeiden, ist vielmehr ein gerichtlicher Mahnbescheid, eine Klage oder ein Verzicht des Schuldners auf die Einrede der Verjährung erforderlich. Nehmen Sie daher rechtzeitig professionelle Hilfe in Anspruch und warten nicht bis kurz vor Jahresende (zum Ablauf des Jahres verjähren nämlich die meisten Forderungen).
Alles Wichtige hierzu finden Sie unter Verjährung.